Assistent till gruppen för hållbar administration

Gruppen för Hållbar administration består av sju medarbetare. I gruppen hanteras bland annat frågor som rör ekonomi, personal, fastigheter, IT, värdlandsfrågor, säkerhet, registrering och arkiv. Vi söker nu en gruppassistent med tillträde den 1 juni eller enligt överenskommelse. Arbetet är varierat och innefattar både operativa och administrativa uppgifter, där du säkerställer att den dagliga verksamheten fungerar effektivt för att samordna kontorsdrift, service och säkerställa fungerande lokal IT-miljö.

ARBETSUPPGIFTER

• Tillhandahålla arbetsplatsstöd och service samt säkerställa en välfungerande lokal IT‑miljö
• Hantera fastighetsrelaterade frågor, inklusive beställningar och felanmälningar
• Ansvara för skötsel av möblerade lägenheter samt administration av tillfälliga bostäder
• Ta fram underlag för inventering, underhåll, inköp och upphandling av fordon, kontorsmaskiner och kontorsmaterial
• Ge tekniksupport till kanslier och residens
• Ansvara för reception och växel, inklusive inpassering och tillträdeshantering till kansliet
• Bistå i planering och förberedelser inför besök, evenemang samt vid personalrotation

Du arbetar i team med övriga i gruppen där vi samarbetar, delar kunskap och stöttar varandra. Det innebär att du även kommer att ha andrahandsansvar för en del av gruppens övriga arbetsuppgifter. Tjänstens innehåll kan komma att förändras över tid utifrån verksamhetens behov.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har erfarenhet av att ge service, är flexibel, noggrann, ansvarstagande och har en god samarbetsförmåga.

För att komma i fråga för tjänsten ska du ha; 

• Erfarenhet av administrativt arbete gärna med teknisk inriktning.
• Goda IT-kunskaper, kunskaper om och vana att hantera teknisk utrustning.
• Goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift
• Goda kunskaper om svensk statsförvaltning och dess värdegrund
• Förmåga att prioritera arbetsuppgifter och hantera ett tidvis högt arbetstempo.
• Har initiativkraft samt förmåga att skapa struktur och få saker att fungera smidigt.
• Gott ordningssinne och förmåga att prioritera.
• Eftergymnasial utbildning med administrativ/teknisk inriktning kan vara meriterande. 

VILLKOR

• Tjänsten är en tillsvidareanställning med planerat startdatum 1 juni 2026 eller enligt överenskommelse. Sex månaders provtjänstgöring tillämpas.
• Myndigheten tillämpar individuell lönesättning med utgångspunkt i kompetens och erfarenhet. Förväntat lönespann lämnas ut vid förfrågan.
• För arbetet krävs att du har giltigt tillstånd att arbeta och bo i USA. FN-representationen har inte möjlighet att sponsra arbetstillstånd och endast ansökningar från personer med giltigt arbetstillstånd beaktas.
• Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.
• FN-representationen har inte möjlighet att erbjuda distansarbete. 

VÄLKOMMEN MED DIN ANSÖKAN

Ansökan inklusive CV och två referenser, samt underlag som visar giltigt arbetstillstånd ska sändas per e-post till representationen.new-york@gov.se senast den 15 maj 2026.

Märk din ansökan med Rekrytering gruppassistent UM2026/12843/NEWR

Kortlistade kandidater kommer löpande att kallas till intervju. 

För ytterligare information, vänligen kontakta:

Kanslichef, Josefine Natt och Dag, josefine.natt.och.dag@gov.se